La planification d’un événement implique des couches sur des couches de détails. De la phase de pré-planification à la logistique du jour de l’événement, il y a beaucoup à suivre. Si vous gardez tous ces détails en tête, le jour de l’événement sera sans aucun doute chaotique et stressant.

C’est pour le moins contre-productif.

Une liste de contrôle pour votre événement peut faire une énorme différence ! Dans le même temps, il n’y a pas deux événements identiques, il n’y a donc pas de liste de contrôle unique pour la planification d’événements.

Au lieu de cela, nous suggérons de créer une liste de contrôle de planification d’événements personnalisée. Cela vous permet non seulement de rester sur la bonne voie, mais cela fournira également des informations essentielles à l’équipe de l’événement, qui peut travailler avec vous pour organiser un événement incroyable. Suivez simplement ces étapes pour créer une liste de contrôle qui vous permettra de rester sur la bonne voie et de fonctionner parfaitement.

1. Créez un modèle de liste de contrôle pour la planification d’événements.

Lorsque vous créez votre liste de contrôle, placez tous les éléments dans un modèle. Vous pouvez créer le vôtre dans Microsoft Excel ou Google Docs, ou trouver un modèle en ligne. Vous pouvez également utiliser une application de gestion de projet, telle qu’Asana ou Podio , qui vous permet de travailler en collaboration avec le personnel de votre événement.

Une fois que vous avez un modèle, vous pouvez le remplir avec des tâches spécifiques au fur et à mesure que vous les imaginez. Travaillez en arrière à partir de l’événement et créez une chronologie des tâches et un calendrier des échéances, ce qui garantit que chaque détail est couvert.

2. Établir les éléments essentiels de l’événement.

La prochaine étape consiste à déterminer certains des éléments clés de votre événement :

    • Date et heure : Où l’événement aura-t-il lieu et à quelle heure ? Considérez comment la date s’intègre dans les horaires des participants.
    • Lieu : pensez à l’endroit géographique de l’événement (quelle ville est la plus logique) ainsi qu’au lieu. Créez des éléments de la liste de contrôle : recherche, entretiens avec les fournisseurs, signature du contrat, etc.
    • Type d’événement : Est-ce une conférence ? Une fête ? Vous le savez probablement déjà, mais il est bon de l’écrire et de le communiquer clairement.
    • Objectif de l’événement : la raison générale de l’organisation d’un événement. Par exemple, il peut s’agir d’une collecte de fonds, de la célébration du succès des employés ou du lancement d’un nouveau produit.
    • Objectifs de l’événement : comment mesurerez-vous que vous avez atteint l’objectif de l’événement ? Par exemple, si l’objectif est de collecter des fonds, un objectif pourrait être de collecter 1 000 $ ou de recevoir 50 promesses de soutien.
    • Public : Vous devez clairement comprendre les attentes des participants à l’égard de l’événement. Si vous ne répondez pas à leurs besoins, l’action souhaitée de l’invité est moins susceptible de se produire.

Faites de chacune de ces choses une tâche à faire sur votre liste de contrôle pour vous assurer de ne pas sauter ces étapes, nous vous conseillons de s’adresser à l’agence MK4event un spécialiste de la location de matériel événementiel à Strasbourg en alsace

3. Établissez un budget pour l’événement.

Lorsque vous pensez à chaque dépense d’événement, la création d’un budget d’événement semble intimidante. Avec une feuille de calcul Microsoft Excel, ce n’est pas si compliqué. Commencez par les grandes catégories , telles que la restauration, la décoration et les locations. Ensuite, répartissez toutes les dépenses dans chaque catégorie et laissez Excel faire le travail pour vous.

Dans cette section de votre liste de tâches, vous pouvez ajouter des tâches plus petites telles que :

    • Recherche des frais de location
    • Contacter les fournisseurs pour des devis
    • Négocier les remises avec les fournisseurs
    • Paiement des acomptes

Tout cela pour dire : le budget de l’événement n’est pas un seul élément de la liste de contrôle qui peut simplement être marqué. Votre budget est un document vivant et respirant, et ce format vous encourage à revoir tous les aspects de l’événement jusqu’à ce qu’il soit aussi rentable que possible.

 

 

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By Damien

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